内部控制的权威人士Adrian Cadbury爵士曾经说过“公司的败绩都是由内部控制失败引起的”,这一点从众多的企业失败案例都得到了验证。从我国的现实情况来看,企业内部控制普遍比较薄弱,有关挪用、侵占或诈骗企业财产的新闻亦屡见不鲜,企业资产和股东权利得不到应有保护,甚至给企业造成灾难性损失导致经营陷入困境。
结合众多内控失败案例和内控咨询工作的经验,浅谈内部控制制度“救火式”的较多,制度体系缺乏系统性和完整性,甚至政出多门,相互打架的问题,希望管理人员引以为戒,有则改之,无则加勉。
很多企业的内部控制制度都是在发展中逐步建立起来,经常是发现管理中出现了某种问题,于是相应地出台一个制度来规范。例如今天发现电话费高了,就制定一个通讯费管理办法,明天发现办公用品浪费严重,就拟定出办公用品采购与使用办法。
这种“救火式”的制度往往只能防范已发生过的风险,而对未发生的风险则考虑不足。此外,这样的制度体系无论在内容上还是形式上,都缺乏系统性和完整性,没有科学合理的分类,甚至不同制度之间存在矛盾或重叠的现象。有的单位还有不同部门根据自身需要制定制度现象,政出多门,相互打架。
笔者曾经接触过一个单位,仅是购买电脑一项,既可以通过信息科购买,因为信息科负责整个单位的计算机软硬件系统;也可以通过行政办公室,因为电脑属于办公用品,而办公用品归办公室管理;还可以通过负责管理固定资产的设备科购买,因为电脑是一种固定资产。为此,企业应有一套规范的制度制定程序和形式规范,包括制度的编号、格式、分类、内容、审批程序、执行及其他应注意事项进行统一的规范化管理,并以书面形式予以约束。
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