董事会秘书的工作实务

　　(一) IPO与再融资心得体会

　　1.公司基本面良好

　　(1)满足发行和再融资的基本条件：主体资格、独立性、法人治理结构、规范运行、财务与会计及纳税和补贴收入等方面;

　　(2)募集资金投资项目内容清晰并规划完善：项目的可研报告、备案和环评文件齐全;项目实施地的土地、房产等基础条件应事先落实好。

　　2.各中介机构工作协调到位并组织有序：选择好中介机构很重要。董事会秘书需对招股说明书、法律意见书及工作报告、审计报告和评估报告等文件逐份审阅。每份文件中公司的历史沿革要统一对应无误;财务数据的勾稽关系要清楚。

　　3.协调好发改委部门对募集资金投资项目的无异议文件。

　　4.配合做好证监局的现场核查工作(向证监会申报材料之前)。

　　5.做好申报材料的补充材料工作：及时高质量的做好反馈文件的上报及封卷工作。

　　6.做好发行时的路演、推介及网上交流工作(聘请财经公司协调安排好)。

　　7.领取证券交易所信息披露的和登记结算公司的密钥并专人保管。

　　(二)募集资金的使用与存放中小企业板上市公司募集资金管理细则(2006年7月制定，2008年2月修订)。公司上市后，首先需要做好募集资金的使用与存放工作，这也是监管机构监管的重点之一。审慎使用募集资金，不随意改变募集资金投向，如实披露。目的：规范公司募集资金管理，提高募集资金使用效率;董事会：负责制定并有效执行《募集资金管理制度》。所有募集资金存放在专项账户集中管理，专户数量不超过募集资金投资项目个数，募集资金到位后1个月内签署公司、保荐人和商业银行的“三方监管协议”，商业银行不履行协议，公司可以终止协议并注销该专户。募集资金投向的限制：一般不得用于买卖股票、借予他人、委托理财、投资于以买卖有价证券为主营业务的公司，不得用于质押、委托贷款。募集资金投资项目年度实际使用情况与计划差异超过30%的，应调整投资计划并予以披露。特定情况下应检查募集资金投资项目的可行性和预计收益：

　　1.市场环境发生重大变化;

　　2.项目搁置时间超过一年;

　　3.项目逾期，投入金额未达到计划投入额的50%;

　　4.置换预先投入(募集资金到帐后6个月内完成);

　　5.用闲置募集资金暂时补充流动资金，单次补充不得超过6个月( 10%以上的补充需网络投票形式股东大会审议;进行风险投资后的12个月内，不得补充);

　　6.内审部门至少每季度检查一次，并向审计委员会报告;

　　7.董事会对年度募集资金存放与使用情况出具专项说明;

　　8.会计师事务所出具募集资金年度专项审核报告;

　　9.独立董事可以聘请会计师事务所进行专项审计;

　　10.保荐机构至少每季度现场检查一次。

　　(三)定期报告的制作流程每年1-4月为年报(应在2月底前披露年度业绩快报);年报披露后召开年度股东大会及进行权益分派工作;7-8月为中报制作(7月底前披露中期业绩快报);10月为三季度报告制作。其他时间还要对公司股票交易价格产生较大影响的重大事件做临时公告披露，如：重大投资或购并行为、签署重要合同等。下面以年报编制(信息披露的重中之重，工作量大、程序繁琐、文件多)过程，与大家交流下经验：

　　1.召开会计师、独立董事见面会;

　　2.安排独立董事进行现场检查;

　　3.与会计师事务所沟通制定审计工作计划;

　　4.会计师事务所提交审计报告;

　　5.董事会各专门委员会的工作;

　　6.根据审计报告财务数据，填录交易所的定期报告制作软件;

　　7.召开董事会、监事会审议年报相关事项;同时注意内幕知情人信息表、外部信息使用人管理董事会提案等。年度报告董事会、监事会我们一定要统筹安排好，工作做细致，重大事项的附件等文件准备齐全，年报董事会尽量只安排审议年报的相关事项。

　　(四)内部控制制度建设内部控制制度建设是董事会秘书的一项长期工作：要结合公司的行业特征、经营方式、资产结构以及自身经营和发展需要，建立健全一系列的公司内部控制制度。公司制订的内部管理与控制制度要以公司的基本控制制度为基础，涵盖公司财务管理、生产管理、物资采购、产品销售、对外投资、行政管理等整个生产经营过程，确保各项工作都有章可循，形成规范的管理体系，并结合相关法律、法规规定的要求不断修正，使公司内部控制制度趋于完善，并通过内控制度的实施，使公司内部控制具备较高的完整性、合理性和有效性。

　　(五)主板、中小板通用规则

　　1)《深圳证券交易所股票上市规则》

　　2)《深圳证券交易所上市公司董事、监事和高级管理人员所持本公司股份及其变动管理业务指引》

　　3)《深圳证券交易所上市公司社会责任指引》

　　4)《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》

　　5)《深圳证券交易所纪律处分程序细则》

　　6)《深圳证券交易所上市公司募集资金管理办法》

　　7)《深圳证券交易所上市公司现金选择权业务指引》

　　8)《深圳证券交易所上市公司股东及其一致行动人增持股份行为指引》等

　　(六)中小板、企业版特别适用规则

　　1)《深圳证券交易所中小企业板块上市公司特别规定》

　　2)《中小企业板股票暂停上市、终止上市特别规定》

　　3)《深圳证券交易所中小企业板块上市公司诚信建设指引》

　　4)《深圳证券交易所中小企业板块保荐工作指引》

　　5)《深圳证券交易所中小企业板块上市公司董事行为指引》

　　6)《中小企业版投资者权益保护指引》

　　7)《深圳证券交易所中小企业板块上市公司公平信息披露指引》

　　8)《中小企业板块上市公司控股股东、实际控制人行为指引》

　　9)《中小企业板块上市公司限售股份上市流通实施细则》

　　10)《中小企业板块上市公司募集资金管理细则》

　　11)《中小企业板块上市公司内部审计工作指引》

　　12)《中小企业板块上市公司保荐工作评价办法》

　　13)《关于在中小企业板实行临时报告实时披露制度的通知》

　　14)《关于中小企业板上市公司实行公开致歉并试行弹性保荐制度的通知》

　　15)《关于进一步规范中小企业板上市公司董事、监事和高级管理人员买卖本公司股票行为的通知》

　　16)《信息披露业务备忘录和临时报告内容与格式指引》等

　　(七)相关制度简介

　　1、基本制度

　　(1)公司治理方面：《公司章程》、《股东大会议事规则》、《董事会议事规则》、《监事会议事规则》、《总经理工作制度》、《投资者关系管理制度》、《信息披露管理办法》等;

　　(2)日常管理方面：《人力资源、行政规范化管理制度》、《档案管理办法》等;

　　(3)人力资源管理方面：《人力资源管理制度》和《员工入职手续办理册》等。

　　2、业务控制制度《采购管理制度》、《生产作业计划制度》、《设备维修作业表单》、《仓库管理细则》、《技术管理制度》、《生产设备安全管理作业制度》、《销售管理制度》、《业务管理手册》和《应收帐款管理办法》等制度。

　　3、资产管理控制制度《资金管理办法》、《销售管理制度》、《固定资产管理制度》等制度。

　　4、投资管理、对外担保、关联交易《对外投资管理办法》、《对外担保管理制度》和《关联交易管理办法》。

　　5、募集资金、信息披露和子公司《募集资金管理制度》、《信息披露管理制度》和《控股公司管理办法》等制度。

　　(八)公司的对外担保行为：中国证监会《关于规范上市公司与关联方资金往来及上市公司对外担保若干问题的通知》(证监发〔2003〕56号)、《关于规范上市公司对外担保行为的通知》(证监发〔2005〕120号)。

　　1.公司的所有对外担保必须董事会审议，独立董事和保荐人(持续督导期内)出具意见。

　　2.公司下列对外担保行为，还须经股东大会审议通过：

　　(1)单笔担保额超过上市公司最近一期经审计净资产10%的担保;

　　(2)本公司及本公司控股子公司的对外担保总额，超过上市公司最近一期经审计净资产50%以后提供的任何担保;

　　(3)为资产负债率超过70%的担保对象提供的担保;

　　(4)连续十二个月内担保金额超过公司最近一期经审计总资产的30%，还须提供网络投票;

　　(5)连续十二个月内担保金额超过公司最近一期经审计净资产的50%且绝对金额超过5000万元人民币;

　　(6)对股东、实际控制人及其关联人提供的担保;

　　(7)证券交易所或《公司章程》规定的其他担保情形。股东大会审议担保事项时，应经出席会议的股东所持表决权的三分之二以上通过。股东大会在审议为股东、实际控制人及其关联人提供的担保议案时，该股东或受该实际控制人支配的股东，不得参与该项表决，该项表决须经出席股东大会的其他股东所持表决权的半数以上通过。

　　(九)上市公司推行网络投票方式上市公司应在保证股东大会合法、有效的前提下，通过各种方式和途径，包括提供网络形式的投票平台等现代信息技术手段，为股东参加股东大会提供便利。上市公司股东大会审议与上市公司及其股东有利害关系的事项时，公司必须采取网络投票方式，包括但不限于以下事项：

　　1.上市公司向社会公众增发新股(含发行境外上市外资股或其他股份性质的权证)、发行可转换公司债券、向原有股东配售股份(但具有实际控制权的股东在会议召开前承诺全额现金认购的除外);

　　2.上市公司重大资产重组，购买的资产总价较所购买的资产经审计的账面净值溢价达到或超过20%的;

　　3.连续十二个月内购买，出售重大资产或担保金额累计超过上市公司最近一期经审计的资产总额百分之三十的;

　　4.股东以其持有的公司股权偿还其所欠该公司的债务;

　　5.对公司有重大影响的附属企业到境外上市;

　　6.股权激励计划;

　　7.以超过一次募集资金金额10%以上的闲置募集资金补充流动资金;

　　8.上市公司与大股东及其关联方发生的交易(上市公司提供担保、受赠现金除外)金额在3000万以上，且占上市公司最近一期经审计净资产绝对值5%以上的关联交易;

　　9.上市公司为大股东及其关联方提供担保;11 按规定应网络投票的其他事项。

　　(十)其他重要实务操作：关联交易的发生与披露。权益分派工作。大、小非减持与信息披露。董事会、监事会换届选举。

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