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清华物业班之物业档案的建立

发布时间:2019-04-09 13:58:29  信息来源:小编互联网整理   作者:企业培训网小编

  1、什么是物业档案?

  指人们在物业的开发和管理活动中形成的,作为原始记录保存起来以备查考的文字、图象、声音以及其他各种方式和载体的文件。2、物业档案的两个重要作用

  ① 凭证作用

  ② 参考作用3、建立动态的物业档案资料管理机制

  由于物业档案资料管理具有动态性,因此必须建立动态管理机制凡是管理程序的各个环节,有关人员都要进行及时性、经常性、完备性的动态记录。

  4、资料的收集

  ① 档案室

  ※物业管理企业应设立专门的档案室,由专人负责管理。

  ※在资料收集时应保证资料真实及渠道广泛。② 资料收集的两种方式

  ※按时间顺序收集

  1)设计规划阶段信息

  2)施工及验收阶段信息

  3)委托管理阶段信息

  4)业主收楼信息

  5)日常管理信息

  ※按物业管理参与者的各方面来收集

  1)在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位积极合作,力争全面、准确地收 集到工程建设产权及工程技术资料等原始资料。

  2)在业主入伙,进行二次装修阶段收集业主、用户资料。

  3)在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录等以及 其相关资料,并将档案的收集形成制度化。

  4)通过政府主管部门获取的相关信息。

  5、资料的整理和分类资料整理要求: 收集到原始资料后,统一由档案管理人员集中整理。剔除作废和无效的记录,然后按类别进行装订并整理成册,做到条理清晰、分类合理、便于检索。资料分类①:根据工作的内容整理和分类行政上级文件、内部发文、人事后勤…工程工程图纸、设备档案、维修记录…

  客服业主资料、装修资料、客户投诉…

  安保

  巡查记录、紧急事件、车辆档案…财务

  各类帐册、发票存根、预算报告…

  资料分类①:根据工作的内容整理和分类

  实际工作中,文件资料、档案一般不作严格区分,另外归档时可照顾到从文件到档案的连贯性,进行分类。

  ◆产权与工程技术资料

  ◆住(用)户档案

  ◆装修档案资料

  ◆工程维修资料

  ◆设备设施管理资料

  ◆治安消防安全管理资料

  ◆绿化清洁资料

  ◆员工管理资料

  ◆业主日常资料

  ◆行政文件资料

  ◆业主委员会资料


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